W okresie kwiecień – maj bieżącego roku w pięciu największych miastach Polski (Warszawie, Krakowie, Katowicach, Wrocławiu i Poznaniu) odbyły się śniadania biznesowe zorganizowane przez BDO Solutions sp. z o.o. Temat śniadań: „NOWA ERA SPRAWOZDAWCZOŚCI W GRUPACH KAPITAŁOWYCH – REWOLUCJĘ CZAS ZACZĄĆ" dotyczył najnowszych trendów obserwowanych w procesie przygotowania sprawozdań grup kapitałowych oraz obejmował prezentację nowatorskich koncepcji merytorycznych i zaawansowanych narzędzi informatycznych z tego obszaru.
W śniadaniach uczestniczyli prezesi, dyrektorzy finansowi, główni księgowi oraz szefowie działów kontrolingu i raportowania ponad 50 firm i grup kapitałowych. Spotkania odbywały się w swobodnej atmosferze porannych rozważań na temat historii i przyszłości sprawozdawczości.
Na początku każdego spotkania przedstawiono krótką informację o BDO na świecie i w Polsce oraz zakresie działalności spółki konsultingowo-informatycznej BDO Solutions.
W dalszej części spotkania prelegenci podzielili się z uczestnikami swoimi doświadczeniami nabytymi podczas badania statutowych sprawozdań finansowych pojedynczych jednostek i grup kapitałowych sporządzonych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub wymogami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Zwrócono uwagę, że w przypadku większych organizacji biznesowych, w tym grup kapitałowych spełnienie wymogów z zakresu sprawozdawczości statutowej wynikających z przepisów prawa bilansowego nie jest możliwe bez korzystania z danych finansowych i niefinansowych zgromadzonych przez system rachunkowości zarządczej. Podkreślono, że dla jednostek dopiero budujących swoje kompetencje w zakresie rachunkowości zarządczej przepisy międzynarodowych standardów rachunkowości mogą stanowić pomocny w procesie zarządzania zbiór wskazówek i wytycznych.
W części spotkania poświęconej koncepcji zintegrowanej rachunkowości przedstawiono modelowe podejście do budowy współczesnego systemu rachunkowości, który obejmuje rachunkowość zarządczą, finansową i podatkową. Zaprezentowano krótki rys historyczny polskiej rachunkowości zorientowanej na potrzeby sprawozdawczości rządowej oraz spełnienie wymogów prawa, w tym bilansowego. Zauważono, że najbardziej wymagającym obszarem rachunkowości jest rachunkowość zarządcza, ponieważ osoby podejmujące decyzje biznesowe potrzebują wiarygodnych i aktualnych, prospektywnych i retrospektywnych danych w różnych przekrojach analitycznych. Sformułowano tezę, że współczesna rachunkowość powinna być zorientowana na potrzeby osób zarządzających jednostką lub grupą kapitałową, dążąc tym samym do pełnej integracji rachunkowości zarządczej, finansowej i podatkowej. Przedstawiono założenia do budowy modelu zintegrowanej rachunkowości, który wymaga zaangażowania całej organizacji w proces gromadzenia, przetwarzania i analizy danych zasilających system rachunkowości oraz zastosowania zaawansowanych narzędzi informatycznych wspierających zarówno etap ewidencji danych źródłowych jak i etap sporządzania raportów zarządczych, statutowych i podatkowych.
Zasadnicza część spotkania dotyczyła prezentacji rozwiązania informatycznego BDO Reporting Suite Integrated Solution (BDO RS), czyli zestawu usług i specjalizowanych modeli opartych na produktach IBM Cognos automatyzujących tworzenie statutowych raportów rocznych i okresowych według międzynarodowych i lokalnych standardów rachunkowości, umożliwiających również raportowanie dla potrzeb sprawozdawczości zarządczej i podatkowej dla wszystkich typów firm i grup kapitałowych działających na rynku polskim. Omówiono obszary funkcjonalne rozwiązania obejmujące nie tylko raportowanie na potrzeby zarządcze i statutowe, ale również kalkulację danych liczbowych do konsolidacji, modele kontrolingowe oraz modele podatkowe. Prezentacja rozwiązania skoncentrowała się na jego części dotyczącej procesu raportowania. Zaznaczono, że tradycyjny model raportowania w większości przypadków bazuje na wymianie plików oraz maili pomiędzy osobami zaangażowanymi, co potęguje ryzyko błędów, wydłuża proces w czasie oraz utrudnia efektywnie zarządzanie informacjami. Tradycyjny model nie spełnia oczekiwań kadry zarządzającej, ponieważ koncentruje się na danych liczbowych, nie zapewniając jednak ich spójnej prezentacji we wszystkich raportach. Z kolei osoby zarządzające potrzebują spójnych wiarygodnych informacji najczęściej w formie opisowej zawierających analizę danych liczbowych. BDO Reporting Suite zapewnia gromadzenie w jednolitej bazie danych informacji pochodzących z różnych źródeł i prezentowanych w dowolnych formatach (różne ERP-y, kostki OLAP, hurtownie danych, systemy do konsolidacji, Internet, kalkulacje XLS, opisy WORD, raporty PDF itp.). Proces sporządzenia raportów jest zarządzany poprzez opracowanie jednolitej struktury danych raportowych oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za dany obszar wraz ze wskazaniem terminu wykonania zadania. Każde zadanie stanowi element zaimplementowanego w systemie procesu obiegu dokumentów. Wbudowano mechanizmy kontroli merytorycznej przebiegu procesu poprzez dostęp do przepisów prawa, instrukcji, wytycznych a także listy kontrolne oraz mechanizmy kontroli procesowej poprzez monitorowanie stopnia zaawansowania pracy nad raportem oraz zaangażowania uczestników. Rozwiązanie zapewnia pełną spójność informacji prezentowanych w formie tabelarycznej i opisowej oraz posiada funkcje automatyzacji przeniesienia danych porównawczych na nowy okres sprawozdawczy. Format prezentacji danych wyjściowych oraz ich zakres jest dostosowany do potrzeb informacyjnych odbiorców raportów, tym samym krótka prezentacja dla Rady Nadzorczej lub potencjalnego inwestora oraz skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z MSR korzystają z tych samych danych chociaż ich zakres i format przedstawienia mogą istotnie się różnić.