wtorek, 18 wrzesień 2012

Wybrane aspekty zastosowania informatyki w rachunkowości

Współczesna rachunkowość jest ukierunkowana na zaspokojenie potrzeb informacyjnych kadry zarządzającej, działającej w imieniu głównych interesariuszy jednostki gospodarczej. Zachodzące w ostatnich latach dynamiczne zmiany w otoczeniu biznesowym każdego podmiotu gospodarczego spowodowały istotny wzrost zapotrzebowania na aktualną i bieżącą informację o sytuacji zarządzanej jednostki zarówno w ujęciu retrospektywnym, jak i w podejściu prospektywnym.

Wraz z rozwojem gospodarczym Polski i postępującą globalizacją biznesu coraz powszechniejsze stają się problemy informacyjne współczesnego menedżera dotyczące grup kapitałowych, w tym działających na arenie międzynarodowej. Kadra zarządzająca potrzebuje szybkiego dostępu do spójnej informacji pozwalającej ocenić trafność już podjętych decyzji inwestycyjnych i operacyjnych oraz zaplanować kolejne działania w bliższej i dalszej perspektywie na różnych poziomach szczegółowości.

Odpowiedzią na rosnące potrzeby informacyjne współczesnego biznesu są najnowocześniejsze rozwiązania informatyczne, i to zarówno w obszarze sprzętu, jak i w zakresie oprogramowania. Przetwarzanie informacji ma charakter ogólnoświatowy, a każde przedsiębiorstwo odpowiednio do skali prowadzonego biznesu powinno podążać za światowymi trendami. Głównym źródłem informacji historycznych stanowiących podstawę decyzji oceniających i planistycznych jest system zintegrowanej rachunkowości. Fundamentalna zasada leżąca u jego podstaw to potrzeba spojrzenia na wieloaspektową ewidencję zdarzeń gospodarczych z perspektywy osób zarządzających jednostką.

Priorytetowe traktowanie potrzeb informacyjnych kadry zarządzającej zakłada, że każde zdarzenie gospodarcze jest ujmowane zgodnie z jego treścią ekonomiczną, której prawidłowe poznanie jest nierozerwalnie związane z analizą zamierzeń biznesowych.

Powyższy model uwzględnia również wymogi sprawozdawczości zewnętrznej (okresowe i roczne raporty finansowe sporządzone zgodnie z wymogami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości lub ustawy o rachunkowości), a wcześniejsze zrozumienie koncepcji biznesowej pozwala zastosować poprawne rozwiązania ewidencyjno-sprawozdawcze również w tym wymiarze. Model zintegrowanej rachunkowości dostarcza spójne i aktualne informacje w ujęciu respospektywnym, tworząc tym samym wiarygodną bazę do wielowymiarowej analizy i prognozy.

Spełnienie wymogu dostarczenia aktualnej i spójnej informacji o wynikach i sytuacji finansowej pojedynczej jednostki gospodarczej oraz grup kapitałowych nie jest możliwe bez zastosowania coraz bardziej zaawansowanych narzędzi informatycznych, co przyczynia się do dynamicznego rozwoju oprogramowania wspierającego procesy biznesowe.

Współczesna rachunkowość wymaga, aby każde zdarzenie gospodarcze znalazło swoje odzwierciedlenie w systemie informatycznym. W najprostszym modelu bezpośrednio w księgach rachunkowych, w bardziej zaawansowanym – w systemach ewidencyjnych będących elementami systemów zintegrowanych. Stopień szczegółowości ewidencji zdarzeń gospodarczych zależy od wymaganych przez kadrę zarządzającą jednostki, czy też interesariuszy informacji lub jest określony obowiązującym prawem. Każde zdarzenie gospodarcze jest kwalifikowane do ujęcia w systemie ewidencji księgowej w sposób automatyczny (w przypadku zdarzeń typowych) lub w sposób interaktywny (z dużym udziałem użytkownika – poczynając od tego, gdzie zdarzenie powstaje, a na specjalistach dziedzinowych kończąc).

Rachunkowość jest systemem otwartym i elastycznym – gdy pojawia się nowy proces (w szczególności zainicjowany przez otoczenie zewnętrzne) analizy wymaga możliwość jego ewidencji w różnych modułach systemu informatycznego. Proces ten powinien być przeprowadzany przez zgrany zespół specjalistów z obszarów finansów, rachunkowości i podatków, ale również informatyki. W najbardziej ogólnym podejściu nowe zdarzenie zawsze można zaewidencjonować wyłącznie w księgach rachunkowych, ale w takim przypadku dla większości zdarzeń tracimy informację analityczną (informacja przetworzona zamyka drogę do jej pogłębionej analizy).

Bardziej szczegółową ewidencję należy zastosować wtedy, gdy istnieje ona już w systemie informatycznym (lub można ją osiągnąć poprzez parametryzację) lub gdy oczekujemy powtarzalności takich zdarzeń (wtedy wymagana jest ewentualna modyfikacja lub rozbudowa systemu informatycznego). Analiza nowego zdarzenia ujętego na najniższym poziomie szczegółowości systemu pozwala na jego poprawną kwalifikację w oparciu o koncepcję zintegrowanej rachunkowości. W konsekwencji interpretacja zdarzeń typowych następuje w sposób zautomatyzowany.

W większości przedsiębiorstw w Polsce obecnie klasyczne wykorzystanie systemów informatycznych z perspektywy rachunkowości ogranicza się wyłącznie do automatyzacji procesów ewidencyjnych dotyczących transakcji wytwarzanych oraz odzwierciedlanych w systemach analitycznych (core – businessowych), a także do stosowania mniej lub bardziej zaawansowanych narzędzi raportujących. Zintegrowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem są wykorzystywane do ewidencji zdarzeń gospodarczych w takich obszarach jak sprzedaż, zakupy, gospodarka magazynowa, rozliczenie produkcji, majątek trwały, rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bank, kasa, kalkulacja wynagrodzeń.  Automatyzacja procesów ewidencyjnych realizowana jest począwszy od momentu ewidencji zdarzenia gospodarczego w księdze pomocniczej, aż po jego zaksięgowanie z uwzględnieniem wymogów rachunkowości zarządczej, finansowej oraz przepisów prawa podatkowego.

Pomimo zaawansowanej automatyzacji powyższych procesów w praktyce gospodarczej dość często pojawiają się nietypowe procesy, w odniesieniu do których zarówno ewidencja, jak i przetwarzanie odbywa się w arkuszach kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne są stosowane do ewidencji otrzymanych dokumentów, ewidencji umów, do różnego rodzaju ksiąg pomocniczych (środki trwałe, rozliczenia międzyokresowe kosztów, szczegółowe wykazy posiadanych aktywów finansowych, rezerw na koszty, tytułów aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego itp.).

Powoduje to tzw. „dezintegrację" systemu poprzez utratę dostępu do danych szczegółowych, co skutkuje brakiem możliwości przeprowadzenia dogłębnej analizy danych z wykorzystaniem takich narzędzi informatycznych, jak systemy klasy Business Inteligence. W przypadku istotnych informacji biznesowych ewidencja danych źródłowych z punktu widzenia rachunkowości powinna mieć charakter zintegrowany i znajdować się w systemie finansowo-księgowym w postaci ksiąg pomocniczych, a nie w formie wykazu w arkuszu kalkulacyjnym.

Kolejnym ważnym obszarem wywierającym niebagatelny wpływ na koncepcję zintegrowanej rachunkowości jest proces dokumentowania transakcji biznesowych, które później znajdują swoje odzwierciedlenie w systemie informatycznym. Niedocenianym przez praktykę biznesu rozwiązaniem są elektroniczne systemy obiegu dokumentów służące do wprowadzenia, przesyłania, udostępniania, akceptacji i archiwizacji dokumentów jednostki w formie elektronicznej. Rola wspomnianych elektronicznych systemów obiegu dokumentów w procesie pozyskania informacji istotnie wzrasta w przypadku outsourcingu procesów biznesowych, w tym ewidencji dokumentów źródłowych oraz w przypadku rozproszenia raportowania w grupach kapitałowych.

Automatyzacja procesu obiegu dokumentów księgowych polega na ich przetworzeniu w formacie elektronicznym od momentu wpływu dokumentu do jednostki do momentu jego zaewidencjonowania w systemie finansowo-księgowym i archiwizacji. W elektronicznym obiegu dokumentów mogą uczestniczyć różne podmioty zaangażowane w proces pozyskania i przetworzenia informacji, co umożliwia efektywną pracę w rozproszonym środowisku biznesowym i pozwala na pracę nad dokumentami, w tym ich analizę i ewidencję w trybie on-line. Standardowe rozwiązania w tym zakresie umożliwiają wprowadzenie takich danych związanych z danym dokumentem jak numer dokumentu, data, kontrahent, kwota transakcji, kody pozycji itp.

Często pomija się jednak interfejs potrzebny do dodatkowego opisu, który pozwala w sposób zagregowany, kompletny i jednoznaczny przyporządkować informację do danego dokumentu, a tym samym zdarzenia gospodarczego. Dotyczy to przykładowo wskazania ośrodków odpowiedzialności za przychody, koszty lub zyski, co umożliwi zarządczą interpretację transakcji na dalszych etapach przetwarzania i analizy otrzymanych dokumentów. Niektóre rozwiązania poszerzono o taką funkcjonalność, choć dość często występują problemy z integracją danych na poziomie systemów ewidencyjnych i analitycznych (osobne dane słownikowe, trudności przy synchronizacji).

Występują również systemy stosujące algorytmiczne podejście do „wyliczania" kodu ośrodka odpowiedzialności na podstawie rozbudowanych ewidencji w systemie. W niektórych systemach informatycznych istnieje możliwość znakowania transakcji w aspekcie jej dalszej analizy zarządczej na poziomie każdego występującego w systemie obiektu.

Pożądana pełna automatyzacji procesów obiegu i ewidencji dokumentów w aspekcie rachunkowości zarządczej i finansowej umożliwia przeprowadzenie analizy możliwości kompleksowej automatyzacji kolejnego etapu prac w rachunkowości, czyli raportowania. Wspomniane wyżej zintegrowane informatyczne systemy do zarządzania przedsiębiorstwem zawierają zazwyczaj dosyć skromny wykaz dostępnych raportów i ograniczają się do raportów obligatoryjnych takich jak zestawienie obrotów i sald, rejestry VAT, wybrane elementy sprawozdawczości finansowej (bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych), deklaracji podatkowe, kalkulacje podatkowe itp. Dostawcy oprogramowania oferują dodatkowe narzędzia do raportowania zintegrowane z systemem, które w praktyce wykorzystuje się do uzupełnienia listy raportów obligatoryjnych o kolejne, bazujące na danych historycznych i zawierające wyłącznie dane liczbowe.

Jednostki powszechnie stosują arkusze kalkulacyjne do raportowania zarówno dla potrzeb rachunkowości zarządczej, jak i dla potrzeb rachunkowości finansowej, w tym skonsolidowanej. W arkuszach kalkulacyjnych sporządza się przykładowo sumariusze konsolidacyjne wraz z eliminacjami transakcji grupowych. Arkusze kalkulacyjne uzupełnione o część opisową w edytorze tekstu stanowią podstawowe narzędzie wykorzystywane w sprawozdawczości. Ułomność tych narzędzi polega na ich małej sprawdzalności, ograniczonej możliwości pracy zespołowej, nieograniczonej możliwości edytowania, pracochłonności uzyskania pewności co do spójności prezentowanych danych liczbowych i słownych. Ilość mankamentów rośnie wraz z rozwojem jednostki, a stosowanie tego typu narzędzi przez większe podmioty gospodarcze wywiera istotnie niekorzystny wpływ na jakość przekazywanych przez nie informacji.

Rachunkowość bez raportowania nie ma sensu, a rynek informatyczny oferuje szeroki wachlarz rozwiązań stanowiących uzupełnienie istniejących systemów ewidencyjnych i służących do opracowania pakietów konsolidacyjnych, planowania, analiz oraz raportowania w różnych przekrojach i na różnych poziomach szczegółowości. Obecnie rozwiązania klasy Business Intelligence stały się jednymi z najważniejszych systemów wspomagających analizowanie, raportowanie i podejmowanie decyzji zarządczych. Wykorzystanie narzędzi Business Intelligence umożliwia również stworzenie modelu planistycznego – mechanizmy prognozowania, wyznaczania trendów są częstokroć wbudowane w te systemy.

Analizę nowego pomysłu na biznes, jego modyfikację, rozszerzenie czy – w najprostszym przypadku - zwiększenie wolumenu sprzedaży można przeprowadzić z wykorzystaniem analizy predyktywnej lub nawet symulacji procesów. Oczywiście wymaga to wcześniejszego utworzenia modelu planistycznego – dla typowych obszarów zazwyczaj jest on wbudowany w platformę Business Intelligence, lecz wtedy bazuje wyłącznie na dokładnych danych historycznych i planowanych (nawet na poziomie pojedynczych transakcji). Optymalnym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu, który w pewnych obszarach będzie zasilany syntetycznymi danymi z modelu szczegółowego, natomiast w innych uzupełniany w sposób interaktywny. Taki model pozwoli stosować analizę „what-if” nie tylko dla typowych obszarów, ale także w obszarze szeroko rozumianej rachunkowości.

Automatyzacja procesu sprawozdawczości finansowej i zarządczej jest obecnie potrzebą chwili dla większych i średnich jednostek gospodarczych, które realizują swoje plany rozwojowe poprzez akwizycje nowych podmiotów w kraju i zagranicą. Potrzeby pełnej automatyzacji dotyczą zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz odnoszą się zarówno do sfery rachunkowości zarządczej, jak i rachunkowości finansowej.  Cele wyznaczane przez podmioty realizujące projekty w zakresie automatyzacji czynności sprawozdawczych to skrócenie czasu sporządzenia sprawozdań oraz wzrost ich sprawdzalności poprzez walidację danych finansowych i zarządczych. Dodatkowa korzyść z rozpoczęcia realizacji takiego projektu to uporządkowanie wiedzy i opis dotychczasowego procesu sprawozdawczości finansowej, w tym skonsolidowanej.

Osoby odpowiedzialne za sprawozdawczość w grupach kapitałowych powinny na bieżąco dostosowywać model sprawozdawczy do dynamicznych zmian w organizacji i jej otoczeniu. Zarządy jednostek dominujących często oczekują przygotowania planów finansowych bazujących na najbardziej aktualnych historycznych danych finansowych grupy kapitałowej oraz uwzględniających różne scenariusze rozwoju grupy, w tym odpowiedzi na pytania klasy: „what-if”. Potrzeba posiadania aktualnej retrospektywnej informacji finansowej oraz wielowariantowych prospektywnych danych w układzie zarządczym doprowadziła do dążenia do maksymalnej automatyzacji procesu sporządzenia sprawozdań finansowych stosując coraz bardziej złożone systemy służące konsolidacji.

Jak już wspomniano wyżej, w praktyce najczęściej stosowanym narzędziem do automatyzacji procesu skonsolidowanej sprawozdawczości finansowej i zarządczej jest arkusz kalkulacyjny, a realizowane modele sprawozdawczości różnią się stopniem automatyzacji wprowadzania danych do mniej lub bardziej rozbudowanych i wzajemnie powiązanych arkuszy kalkulacyjnych. Najprostszy model zakłada ręczne wprowadzanie danych zawartych w pakietach konsolidacyjnych, modele bardziej zaawansowane pobierają dane jednostkowe w sposób zautomatyzowany.

Podejście zaawansowane realizowane jest z jednej strony w dedykowanych rozwiązaniach do sporządzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych, z drugiej zaś strony – istnieją implementacje, w których jest ono wbudowane w zintegrowane systemy informatyczne. Dedykowane rozwiązania bazują – stanowiąc ich funkcjonalne dopełnienie – na systemach klasy Business Intelligence, wykorzystując m.in. hurtownie danych integrujące w jednym miejscu dane z różnych źródeł, które stosowane są w szczególności w przypadku niejednolitości systemów informatycznych (oprogramowanie aplikacyjne, platforma bazodanowa, platforma systemowa) użytkowanych w poszczególnych podmiotach grupy kapitałowej. Część dedykowanych rozwiązań charakteryzuje duża otwartość pozwalająca na praktyczne dowolne dostosowanie do specyfiki grupy kapitałowej, w tym nawet na zaprojektowanie struktur danych przechowujących dane na poszczególnych etapach procesu konsolidacji.

W przypadku dedykowanych rozwiązań wbudowanych w zintegrowane systemy informatyczne wymagane jest, aby wszystkie podmioty grupy kapitałowej używały tego samego systemu informatycznego. Niewątpliwym plusem takiego rozwiązania jest możliwość przyrostowej konsolidacji, co istotnie wpływa na efektywność procesu. Nie bez znaczenia jest również fakt dobrego udokumentowania procesu wdrożenia takich rozwiązań. Dedykowane narzędzia do konsolidacji mimo swego skomplikowania stały się bardzo popularne na arenie międzynarodowej i co ważniejsze, są również coraz częściej wybierane przez polskie grupy.

Podsumowanie

Analiza najnowszych tendencji i osiągnięć technologicznych rynku IT pozwala stwierdzić, że nawet najbardziej zaawansowane zintegrowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem nie zabezpieczają w pełni potrzeb informacyjnych kadry zarządzającej i wymagają zastosowania dodatkowych narzędzi w celu pełnej automatyzacji procesu pozyskania informacji o biznesie. Zintegrowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem wymagają uzupełnienia o elektroniczne systemy obiegu dokumentów oraz narzędzia do automatyzacji procesu sprawozdawczości finansowej i zarządczej.

Współczesna zintegrowana rachunkowość wymaga pełnej automatyzacji, a tym samym zastosowania odpowiednich narzędzi informatycznych we wszystkich obszarach, rozpoczynając od procesu ewidencji dokumentów, a na procesie raportowania kończąc.


Natalia Kucharska

Autorka jest biegłym rewidentem, doradcą podatkowym w BDO Kraków


Adam Kucharski

Autor jest ekspertem IT, dyrektorem BDO Solutions sp. z o.o.

 

Źródło: BDO Rewizja Finansowa nr 3 (3) 2012. BDO Sp. z o.o., wrzesień 2012