piątek, 17 maj 2013

Nowe narzędzie BDO do konsolidacji oraz automatyzacji raportowania finansowego i zarządczego

W obecnych warunkach gospodarczych rozwój organizacji biznesowych następuje przede wszystkim poprzez akwizycje coraz to nowych jednostek działających w tej samej branży, w branży pokrewnej albo w zupełne innym sektorze budzącym zainteresowanie inwestora i rokującym dalszy rozwój.

Do niedawna ekspansja poprzez akwizycje jako podstawowy sposób na zapewnienie coraz to wyższych obrotów był domeną grup kapitałowych z kapitałem zagranicznym, ale coraz częściej i polscy przedsiębiorcy nie widzą innej możliwości poszerzenia skali swojej dotychczasowej działalności niż nabywanie kolejnych spółek działających zarówno w Polsce jak i zagranicą.

Powyższe powoduje, że podejście do zarządzania biznesem w Polsce zasadniczo się zmienia oraz wymaga kalkulacji i analizy skonsolidowanych danych wielu jednostek operujących w różnych branżach, na różnych rynkach, w wielu walutach, w środowiskach mających specyficzne uwarunkowania prawne i  kulturowe. Skuteczne zarządzanie wymaga szybkiego dostępu w dowolnym miejscu i czasie do aktualnych informacji finansowych i niefinansowych, spójnych, wielowymiarowych, na różnym poziomie szczegółowości opracowanych w formie liczbowej, słownej oraz graficznej.

Odpowiedzią na aktualne potrzeby w zakresie kalkulacji konsolidacji, planowania i budżetowania oraz raportowania finansowego i zarządczego dla grupy kapitałowej jest narzędzie opracowane w BDO pod nazwą BDO Reporting Suite (w skrócie: BDO RS). BDO Reporting Suite to zestaw usług oraz specjalizowanych modeli kontrolingowych i szablonów raportów oparty na produktach IBM Cognos Business Intelligence automatyzujący kalkulację konsolidacji oraz tworzenie statutowych raportów rocznych i okresowych wg MSSF i lokalnych standardów rachunkowości, umożliwiający również raportowanie dla potrzeb sprawozdawczości zarządczej dla wszystkich typów firm i grup kapitałowych działających na rynkach polskim i zagranicznych.

BDO Reporting Suite posiada szereg funkcjonalności umożliwiających zarówno realizację procesu konsolidacji statutowej, jak i zarządczej. Rozwiązanie wspiera proces sporządzania skonsolidowanych prognoz i budżetów oraz umożliwia implementację zaawansowanych modeli kontrolingowych. Jest to unikalne rozwiązanie powstałe w Polsce, oparte na wieloletnim doświadczeniu ekspertów BDO w realizacji projektów związanych z konsolidacją i budżetowaniem, w tym doradztwie przy sporządzaniu skonsolidowanych sprawozdań finansowych, doradztwie biznesowym, szkoleniach i publikacjach z zakresu konsolidacji, oraz badaniu skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych notowanych na giełdzie.

Na szczególną uwagę zasługuje okoliczność, że BDO Reporting Suite pobiera dane z dowolnej liczby oraz rodzaju finansowych i pozafinansowych źródeł informacji, integrując je w jednolitą platformę kalkulacji i raportowania. BDO RS umożliwia bezpośredni dostęp do danych źródłowych znajdujących się dowolnych systemach klasy ERP, hurtowniach danych, kostkach OLAP, bazach danych, plikach, a nawet arkuszach kalkulacyjnych.

Przy opracowaniu rozwiązania w obszarze sprawozdawczości finansowej przyjęto założenie, że w większości jednostek „budowa” jednostkowych sprawozdań finansowych odbywa się według koncepcji „od góry do dołu”, co oznacza uzgodnienie danych szczegółowych zawartych w takich elementach sprawozdawczości jak sprawozdanie ze zmian w kapitale własnym, sprawozdanie z przepływów pieniężnych oraz we wszystkich informacjach dodatkowych (notach) do danych syntetycznych zawartych w sprawozdaniu z sytuacji finansowej oraz sprawozdaniu z całkowitych dochodów. Wbudowany mechanizm kontrolny zapewnia prawidłowość i pewność danych jednostkowych wraz z raportowaniem ewentualnych niezgodności w celu ich analizy i korekty.

BDO RS umożliwia zaimplementowanie dowolnego wykazu korekt konsolidacyjnych, co daje gwarancję uwzględnienia w skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym wszystkich niezbędnych eliminacji dotyczących transakcji wewnątrzgrupowych. Wykaz korekt może być dostosowany do specyfiki działalności konkretnej grupy kapitałowej i stanowi katalog otwarty, umożliwiający dalsze modyfikacje polegające przykładowo na konieczności korekty poszczególnych jednostkowych sprawozdań finansowych z uwzględnieniem polityki rachunkowości grupy kapitałowej lub wprowadzeniu ewentualnych uwag biegłego rewidenta.

Z kolei skonsolidowane sprawozdanie finansowe jest zbudowane zgodnie z koncepcją „z dołu do góry”, zgodnie z którą źródłem do skonsolidowanego  sprawozdania z sytuacji finansowej oraz skonsolidowanego sprawozdania z całkowitych dochodów są informacje zawarte w skonsolidowanych informacjach dodatkowych (notach). Wszystkie wymagane korekty konsolidacyjne są wprowadzane na poziomie szczegółowym i w sposób automatyczny uwzględniane na poziomie podstawowych elementów sprawozdawczości.

Realizując powyższą koncepcję w ramach prac nad BDO RS zaimplementowano m.in. przykładowe wzorcowe skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone według MSSF 2012 oparte na danych zawartych w sprawozdaniu corocznie aktualizowanym przez międzynarodowy zespół ekspertów BDO (tzw. Illustrative Financial Statements for year ended 31 December 2012).

Odwieczny problem spójności danych statutowych i zarządczych powiązany z problemem terminowości ich dostarczania rozwiązano również w BDO Reporting Suite, które zawiera zintegrowane z danymi statutowymi narzędzia do planowania i budżetowania. Powyższe gwarantuje spójność danych prezentowanych dla interesariuszy zewnętrznych oraz danych prezentowanych dla potrzeb zarządzania grupą kapitałową. Dodatkowo istotnie rośnie jakość sprawozdawczości wewnętrznej w warstwie raportowej. BDO RS zapewnia nie tylko prawidłową i szybką kalkulację skonsolidowanych danych zarządczych w powiązaniu z historycznymi danymi ze skonsolidowanych raportów statutowych, ale dodatkowo umożliwia ich wielowymiarowe raportowane z wykorzystaniem bazowej funkcjonalności tego narzędzia, czyli skonfigurowanie workflow, automatyzacji procesu, szybkie przygotowanie prezentacji danych na spotkania robocze lub raportowanie na platformie Business Intelligence z wykorzystaniem opcji drill-down, drill-through.

Realizacja projektu wdrożenia zintegrowanego systemu do kalkulacji i raportowania zarządczego oraz finansowego, jakim jest BDO RS stanowi ogromne wezwanie dla kadry zarządzającej grupy kapitałowej i wymaga sporego nakładu sił i środków oraz bezgranicznej determinacji w dążeniu do celu. Wysiłek ten zostanie solidnie wynagrodzony w rezultatach projektu - wyniki wdrożenia takiego rozwiązania to uporządkowany opis procedur konsolidacji sprawozdań finansowych, w tym włączenia nowych spółek do grupy kapitałowej, zautomatyzowana sprawozdawczość finansowa i zarządcza, integracja sprawozdawczości finansowej i zarządczej, zoptymalizowany proces sprawozdawczości - poprawa efektywności, przyspieszenie procesu, wzrost jakości, terminowość. Dodatkowe korzyści to decentralizacja procesu sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego, w tym wzrost samokontroli spółek zależnych oraz pozyskanie wiedzy (know-how) doświadczonych konsultantów.

Współczesna rachunkowość finansowa i zarządcza bez konsolidacji danych i raportowania nie ma sensu, a rynek informatyczny oferuje szeroki wachlarz rozwiązań stanowiących uzupełnienie istniejących systemów ewidencyjnych i służących do kalkulacji konsolidacji, opracowania pakietów konsolidacyjnych, przygotowania planów, budżetów i analiz oraz raportowania w różnych przekrojach i na różnych poziomach szczegółowości. Obecnie rozwiązania klasy Business Intelligence stały się jednymi z najważniejszych systemów wspomagających konsolidację danych, analizowanie, raportowanie i podejmowanie decyzji zarządczych. Wykorzystanie narzędzi Business Intelligence umożliwia również stworzenie modelu planistycznego – mechanizmy prognozowania, wyznaczania trendów są częstokroć wbudowane w te systemy.

BDO Reporting Suite stanowi odpowiedź na najbardziej wyrafinowane potrzeby kadry zarządzającej grupą kapitałową i pozwala w sposób kompleksowy rozwiązać problemy z zakresu kalkulacji danych do konsolidacji statutowej i zarządczej, opracowania wielu scenariuszy wizji przyszłego rozwoju grupy kapitałowej w powiązaniu z wieloprzekrojowym raportowaniem.


Natalia Kucharska

Autorka jest biegłym rewidentem, doradcą podatkowym w BDO Kraków

 



Adam Kucharski

Autor jest ekspertem IT, dyrektorem BDO Solutions sp. z o.o.

Źródło: Biuletyn BDO Rewizja Finansowa nr 3 (7) 2013. BDO Sp. z o.o., 17 maja 2013