poniedziałek, 07 październik 2013

Zintegrowana rachunkowość – rewolucję czas zacząć…

Niniejszy artykuł stanowi kontynuację cyklu publikacji dotyczących problematyki zastosowania informatyki w rachunkowości prezentowanych na łamach Biuletynów BDO oraz w innych mediach.

Podstawowe tezy artykułu zostały przedstawione podczas Konferencji wewnętrznej BDO w dniach 3-4 września 2013 roku, w której brała udział Kadra Zarządzająca BDO Sp. z o.o. oraz BDO Solutions Sp. z o.o. (partnera firmy IBM). W Biuletynie BDO Rewizja Finansowa nr 3 (7) z 17 maja br. w artykule „Nowe narzędzie BDO do konsolidacji i automatyzacji raportowania finansowego i zarządczego” zaprezentowano koncepcjestanowiące fundament BDO Reporting Suite. Z kolei w artykule opublikowanym 16 lipca b.r. w Biuletynie BDO Rewizja Finansowa nr 4 (8) 2013 pod tytułem „Implementacja najnowszych technologii IT w BDO Reporting Suite do konsolidacji oraz automatyzacji raportowania finansowego i zarządczego” przybliżono problematykę technik i zaawansowanych rozwiązań informatycznych zastosowanych w omawianym rozwiązaniu.

Koncepcja zintegrowanej rachunkowości stanowi fundament teoretyczny BDO Reporting Suite Integrated Solution i bazuje na połączeniu w jednym systemie ewidencyjnym informacji źródłowych, które zasilają system rachunkowości finansowej, stanowiąc jednocześnie dane historyczne w systemie sprawozdawczości zarządczej oraz zaspokajając potrzeby rachunkowości podatkowej.

W praktyce niejednokrotnie podejmowano próby implementacji powyższej koncepcji zarówno na poziomie pojedynczej jednostki, jak i na poziomie grupy kapitałowej w oparciu o różnorodne narzędzia informatyczne. Jednak problem nie został rozwiązany, co wynika – zdaniem autora – z braku kompleksowego spojrzenia na zagadnienie zarówno od strony merytorycznej, jak i narzędziowej.

Przykładami częściowych, nieefektywnych rozwiązań są działania polegające na wprowadzeniu dla spółki zagranicznej wchodzącej w skład międzynarodowej grupy kapitałowej podwójnej księgowości z uwzględnieniem przepisów lokalnych (przede wszystkim podatkowych) i grupowych (przede wszystkim zarządczych) zaimplementowanych w jednolitym systemie informatycznym stosowanym przez wszystkie jednostki grupy. Rozwiązanie należy określić jako kosztowne (zakup licencji i wdrożenie jednolitego systemu ERP w każdej spółce zależnej) oraz obarczone wysokim ryzykiem błędów popełnianych zarówno na poziomie lokalnym (grupowy plan kont nie pozwala na pełną ewidencji transakcji dla potrzeb lokalnych rozliczeń podatkowych) jak i na poziomie grupowym (brak zrozumienia zasad obowiązujących w grupie w porównaniu do lokalnej praktyki i wymogów w zakresie ewidencji księgowej).

Kolejnym przykładem uproszczonego podejścia do pozyskania danych lokalnych dla potrzeb grupy kapitałowej jest ich przekazywanie w formie okresowych pakietów sprawozdawczych dostosowanych do wymogów grupowych, a przygotowanych na szczeblu lokalnym. Przy takim rozwiązaniu system ewidencji księgowej ma wyłącznie lokalny charakter, opiera się na obowiązujących w danym kraju zasadach rachunkowości, często bazuje na typowym dla danego państwa wykazie kont i jest realizowany w systemach informatycznych dostępnych na lokalnym rynku. Główną wadą tego rozwiązania jest utrata dostępu do danych i transakcji źródłowych z poziomu jednostki dominującej oraz brak możliwości bieżącej kontroli raportowanych danych, co negatywnie wpływa na cały proces zarządzania grupą kapitałową.

Brak kompleksowego podejścia do procesu gromadzenia, przetwarzania i kontroli danych na poziomie grupy kapitałowej powoduje, że jest to obszar o wysokim ryzyku biznesowym. Główny problem ujawniający się na etapie raportowania grupowego to niespójne informacje tekstowe, jak również wykresy, tabele i liczby. Kolejny słaby punkt to problemy z poprawnością danych na różnych poziomach szczegółowości, jak i problem śledzenia zmian niskiego poziomu. Typowym zjawiskiem są tzw. koszmary kontroli wersji w połączeniu ze skróconymi terminami na publikację raportu, które wynikają z pracochłonności całego procesu gromadzenia danych.

Kolejna trudność, to konieczność wykonania wielowarstwowego i/lub macierzowego przeglądu danych i szeregu żmudnych uzgodnień. Często dochodzi do sytuacji, gdy wysoko opłacani specjaliści wykonują zadania o niskiej wartości z uwagi na krótki termin realizacji i brak dostępnych zasobów o odpowiednich kwalifikacjach. Cały proces jest mało przejrzysty, a unifikacja dokumentów ma charakter ograniczony. Nie do uniknięcia jest powtarzalność „pożarowych problemów” w każdym kolejnym okresie raportowania.

Zapewnienie spójności danych źródłowych zasilających systemy rachunkowości finansowej i zarządczej oraz stanowiących podstawę lokalnych rozliczeń podatkowych stanowi duże wyzwanie dla dyrektorów finansowych w grupach kapitałowych. Realizacja tego celu pozwala prezentować spójne dane historyczne w wymiarze finansowym i zarządczym, zgodnie z treścią ekonomiczną stanowiących ich podstawę transakcji biznesowych oraz zapewnia rzetelną bazę informacyjną dla potrzeb rozliczeń podatkowych. Wielowymiarowa baza danych dla całej grupy kapitałowej wraz z systemem zintegrowanego raportowania zabezpiecza potrzeby informacyjne interesariuszy zarówno na poziomie grupy kapitałowej (właścicieli, zarząd, banki itp.) jak na poziomie poszczególnych jednostek w grupie (sąd rejestrowy, urząd skarbowy itp.).

Wraz z rozwojem międzynarodowych grup kapitałowych zmieniają się oczekiwania otoczenia biznesowego, a w ślad za tym i potrzeby zarządów jednostek dominujących w zakresie raportowania. Coraz częściej biznesowa, opisowa informacja stanowi podstawę do podjęcia skutecznych działań. Zarządzający potrzebują „prawdziwej historii” wynikającej z liczb, ale bez ich szczegółowej prezentacji, aby podejmować trafne decyzje. Pożądane „prawdziwe historie” wypływają z podstaw biznesu, bazując na znajomości jego otoczenia, na istniejących planach i pomysłach. Menedżerowie oczekują zapewnienia zintegrowanego środowiska pracy zespołowej oraz chcą raportować o wydajności bazując na skorelowanej, potwierdzonej i odpowiedzialnej informacji.

Zaangażowanie większej liczby osób w sposób zintegrowany prowadzi do szybszego wypracowania konsensusu oraz poprawia jakość emitowanych raportów i dokumentów. Oczekuje się również większej częstotliwości raportowania, co prowadzi do skrócenia czasu na pozyskanie i przetwarzanie danych dotyczących całej grupy kapitałowej. Oczywiste jest, że wartość informacji maleje z upływem czasu, a sposób prowadzenia biznesu ciągle się zmienia, stąd potrzeba posiadania bieżących danych dotyczących wszystkich jednostek w grupie – aktualna, zwrotna informacja jest krytyczna, jeżeli przedsiębiorstwa mają trzymać rękę na pulsie. Tym samym skrócenie cykli raportowania będzie skutkować szybszą informacją otrzymywaną w regularny sposób, zwiększając dokładność i skracając czas reakcji kadry zarządzającej.

Dotychczas menedżerowie próbowali rozwiązać powyższe problemy wykorzystując dostępne na rynku oprogramowanie, które obejmowało wybrane obszary biznesu wycinkowo, bez kompleksowego podejścia. A co za tym idzie i menedżerowie rozwiązywali problemy dziedzinowo borykając się z bolączkami braku integracji i zachowania spójności danych.

Najnowsza wersja BDO Reporting Suite Integrated Solution (BDO RS IS) wychodzi naprzeciw ich potrzebom. Zakres zastosowania BDO RS IS istotnie wykracza poza ramy pojedynczej jednostki i jej sprawozdawczości finansowej wspierając proces kalkulacji danych skonsolidowanych, sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych, a także skonsolidowanych prognoz i budżetów oraz umożliwiając implementację zaawansowanych modeli kontrolingowych dla grup kapitałowych.

BDO Reporting Suite Integrated Solution to zestaw usług i specjalizowanych modeli oparty na produktach IBM Cognos, automatyzujący tworzenie statutowych raportów rocznych i okresowych zgodnie z MSSF lub lokalnymi standardami rachunkowości, umożliwiający również raportowanie dla potrzeb sprawozdawczości zarządczej dla wszystkich typów firm i grup kapitałowych. BDO RS IS posiada szereg funkcjonalności umożliwiających realizację procesu konsolidacji statutowej, jak i zarządczej. BDO Reporting Suite wspiera proces sporządzania prognoz oraz budżetów i umożliwia implementację zaawansowanych modeli kontrolingowych. BDO Reporting Suite Integrated Solution jest rozwiązaniem, które powstało w Polsce i bazuje na najnowszych narzędziach klasy Business Intelligence firmy IBM.

Obecnie BDO Reporting Suite Integrated Solution zawiera następujące moduły:

 

  • BDO Reporting Suite Controlling,
  • BDO Reporting Suite Consolidation,
  • BDO Reporting Suite Tax,
  • BDO Reporting Suite Reporting.

Tym samym w jednym rozwiązaniu zrealizowano funkcjonalności charakterystyczne dla procesów kontrolingowych, konsolidacji, raportowania statutowego, podatkowego i zarządczego.

BDO Reporting Suite Integrated Solution posiada jedną wspólną bazę danych, zintegrowane środowisko pracy zespołowej, umożliwia decentralizację procesu pozyskania i analizy danych. BDO RS IS zapewnia również zaawansowaną kontrolę dostępu do aplikacji. Prezentowane rozwiązanie posiada tzw. „pojedynczą wersję prawdy” oraz charakteryzuje się niskimi kosztami szkolenia, wdrożenia i utrzymania. Jest to skalowalne, wielodostępne środowisko z kontrolą przepływu pracy, hierarchią komentarzy oraz wielojęzycznym interfejsem użytkownika. BDO RS IS zawiera listy kontrolne procesów, reguły biznesowe i ścieżki audytu zdecydowanie zmniejszające ryzyko produkcyjne. Ponadto migawki raportów są archiwowane w systemie umożliwiając zaawansowaną kontrolę wersji. Wszyscy odbiorcy informacji uzyskują spójny widok tych samych danych, nawet gdy są to dane opisowe. Sekcje raportu mogą być współdzielone między różnymi dokumentami. Te same dane są generowane w różnych formatach wyjściowych jednocześnie zmniejszając potrzebę wielokrotnego sprawdzania spójności poszczególnych raportów. Dokumenty mogą być automatycznie rolowane na następny okres sprawozdawczy oraz powiązane kaskadowo.

Zmiana przebiegu procesu gromadzenia danych i raportowania z zastosowaniem BDO RS IS przyczynia się do decentralizacji całego procesu. Tym samym odpowiedzialność za rzetelność przekazywanych danych spoczywa na osobach inicjujących procesy biznesowe. Z kolei dyrektor finansowy odpowiada za organizację i terminowość procesu sprawozdawczości oraz kontroluje jakość dostarczanych oddolnie informacji. Spójność przekazywanych informacji oraz ich pełna zgodność z wymaganym zakresem zapewniana jest przez system informatyczny. Dyrektor finansowy ma możliwość bieżącej analizy zgromadzonych w jednym miejscu w sposób uporządkowany i systemowy źródeł danych do wszystkich stwierdzeń zawartych w raportach oraz dostęp do automatycznego potwierdzenia spójności informacji liczbowych i słownych.

Tak więc etap cząstkowego rozwiązywania wybranych problemów organizacyjnych i technicznych z zakresu szeroko pojętej rachunkowości grupy kapitałowej dobiega końca. BDO Reporting Suite Integrated Solution – rozwiązanie oparte na narzędziach klasy Business Intelligence – pozwala w sposób kompleksowy rozwiązać problemy gromadzenia, przetwarzania i analizy rozproszonych, pochodzących z różnych obszarów biznesowych danych finansowych oraz pozafinansowych poprzez wdrożenie koncepcji Zintegrowanej Rachunkowości. Rewolucję czas zacząć …


Adam Kucharski

Dyrektor

BDO Solutions Sp. z o.o.

 

Źródło:  Biuletyn BDO Podatki i Rachunkowość nr 10 (72) 2013, październik 2013